CGV - DS Pharma

Objet – Opposabilité – Documents contractuels

Les présentes conditions générales ont pour objet de définir les conditions de vente par la société Delta Smart Pharma (ci-après « Delta Smart Pharma ») de services d’installation et d’intégration de courants faibles (ci-après les « Services ») chez ses clients. Les présentes conditions générales constituent le socle unique de la négociation commerciale, conformément à l’article L. 441-6 du Code de Commerce, entre la société Delta Smart Pharma et le Client. En conséquence, le fait de passer commande implique l’adhésion entière et sans réserve du Client à ces Conditions Générales de Vente, à l’exclusion des propositions commerciales, fiches produits, catalogues qui sont émis par Delta Smart Pharma avant la présentation du devis et qui n’ont qu’une valeur indicative. Aucune condition particulière ne peut, sauf acceptation formelle et écrite de Delta Smart Pharma, prévaloir sur les présentes conditions générales de vente. Les présentes Conditions Générales de Vente sont associées à d’autres documents contractuels dont l’ensemble régit les relations entre Delta Smart Pharma et le Client dans l’ordre de priorité décroissante suivante : 1) les présentes Conditions Générales de Vente et 2) s’il y a lieu, le contrat de maintenance.

Commande de Services

2.1. Pour toute commande de Services, Delta Smart Pharma adressera au Client une proposition commerciale, accompagnée d’un devis (ci-après le « Devis ») précisant une durée de validité. Tout Devis non signé par le Client et/ou non retourné par courrier, par Email (document scanné et lisible) ou par télécopie dans ce délai de validité pourra être refusé par Delta Smart Pharma. La passation d’une commande par le Client dans le délai de validité du Devis vaudra acceptation par le Client et la commande sera réputée définitive à la date de réception de cette dernière par Delta Smart Pharma. En tout état de cause, le Client reconnaît qu’aucune commande ne pourra être réputée acceptée tacitement ou implicitement par Delta Smart Pharma. De même, toute intervention au titre de la maintenance devra obligatoirement être adressée à Delta Smart Pharma par écrit (télécopie, messagerie électronique ou courrier postal) et ne pourra être prise en compte qu’après acceptation écrite de Delta Smart Pharma.

2.2. La fourniture de certains types de Services suppose une étude préalable en fonction des données fournies par le Client, afin que Delta Smart Pharma puisse déterminer le type de matériel à installer le plus adapté. Il appartient au Client de préciser dans sa commande s’il souhaite l’intervention de Delta Smart Pharma afin de l’aider à définir le matériel adapté à ses besoins. Dans cette hypothèse, Delta Smart Pharma ne peut engager sa responsabilité qu’en fonction des informations techniques qui lui auront été fournies lors de la commande ou au besoin sur demande de Delta Smart Pharma lorsque celle-ci a besoin d’obtenir des informations complémentaires. L’attention du client est donc expressément attirée sur la nécessité de fournir des informations claires, précises et sincères et de collaborer activement à la détermination de ses besoins, notamment en fournissant sans délai et sans réticence les réponses aux questions demandées par Delta Smart Pharma.

2.3. Toute modification de commande avant acceptation par Delta Smart Pharma devra être adressée à cette dernière par écrit et sera considérée comme une nouvelle commande, sous réserve que le Client précise clairement qu’il annule sa commande précédente. Dans le cas contraire, sa commande sera considérée comme une commande complémentaire et suivra la même procédure que celle visée à l’article 2.1.

2.4. Toute annulation d’une commande devenue définitive conformément aux dispositions de l’article 2.1 ne pourra être acceptée par Delta Smart Pharma que si elle lui est notifiée par écrit au moins soixante-douze (72) heures avant la date de démarrage des prestations indiquée au Client. Dans le cas où une étude préalable aurait été réalisée pour le compte du Client, Delta Smart Pharma se réserve le droit de facturer à ce dernier cette étude pour un montant forfaitaire de 2.200 € ainsi que tous frais engagés en termes de matériel réceptionné et ce, sur justificatifs de factures. Aucune annulation de commande ne pourra être acceptée passé ce délai de soixante-douze (72) heures par Delta Smart Pharma, y compris les commandes de matériel incluses dans une commande de Services, ou qui en sont l’accessoire obligé.

Installation des Services

3.1. Les délais d’installation des Services sont indiqués le plus précisément possible au Client dans le devis signé mais peuvent être modifiés notamment en fonction de la disponibilité de certains matériels et/ou des équipes chargées de l’installation des Services. En toute hypothèse, Delta Smart Pharma s’engage à porter rapidement à la connaissance du Client toute modification des délais indiqués dès qu’elle en aura connaissance. Le non-respect des délais par Delta Smart Pharma ne saurait en aucun cas donner lieu à indemnisation du Client, sauf négligence grave et prouvée de Delta Smart Pharma, ou sauf s’il en est disposé autrement par écrit entre les parties. Delta Smart Pharma, ou un sous-traitant de son choix conformément à l’article 6 des présentes conditions générales, procèdera à l’installation des Services et vérifiera le bon fonctionnement de ceux-ci.

3.2. Il est rappelé que le Client est tenu d’apporter toute l’assistance requise par Delta Smart Pharma dans le cadre de l’installation et de l’intégration des Services. Il s’engage à permettre à Delta Smart Pharma ou à ses sous-traitants et cotraitants d’accéder à son site et à ses équipements pour les besoins de l’installation et de l’intégration des Services. Dans le cas où l’intervention nécessiterait le passage de Delta Smart Pharma sur la propriété d’un tiers ou d’accès aux données d’utilisateurs des Services, le Client fait son affaire d’obtenir leur accord préalable.

3.3. Le Client signera un procès-verbal de réception de travaux (ci-après le « Procès-Verbal de Réception de Travaux ») justifiant de la bonne installation et du bon fonctionnement des Services. Dans le cas où le Client aurait omis de signer le Procès-Verbal de Réception de Travaux, il devra obligatoirement le retourner à Delta Smart Pharma dans un délai de sept (7) jours francs à compter de la date d’installation des Services. Passé ce délai, et faute d’avoir formulé par écrit des réserves sur les vices apparents ou sur la non-conformité des Services au Bon de Commande, le Client est réputé avoir tacitement accepté l’installation réalisée par Delta Smart Pharma.

Prix des Services et conditions de règlement

4.1. Les prix des Services sont déterminés pour chaque commande dans le devis accepté par le Client ou s’il s’agit d’une commande de maintenance, dans l’acceptation de commande adressée par Delta Smart Pharma au Client. Toutefois, le Client est expressément informé du fait que les tarifs de certains matériels livrés dans le cadre de l’installation et l’intégration des Services sont imposés à Delta Smart Pharma par ses propres fournisseurs et sont susceptibles d’être modifiés en cours d’année. Dès lors, Delta Smart Pharma pourra être amenée à modifier les tarifs sur lesdits matériels à tout moment tant que la commande ne sera pas définitive.

4.2. Sauf si un financement a été accordé au Client dans le cadre d’un contrat écrit spécifique, un acompte de 30 % du montant H.T. de la commande est sollicité par Delta Smart Pharma dès la signature du Devis. Les factures des Services sont payables, terme à échoir, par chèque, virement ou prélèvement automatique ou traite à trente (30) jours nets date d’émission de la facture. Toute facture non intégralement réglée dans le délai prévu entraîne automatiquement et sans mise en demeure préalable l’application d’une pénalité égale au taux d’intérêt appliqué par la BCE à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage est appliqué, ce taux étant appliqué à la totalité des sommes restant dues et jusqu’à parfait paiement du principal et des intérêts. Les parties peuvent en décider autrement sans que le taux puisse être inférieur à trois (3) fois le taux d’intérêt légal. En application des articles L. 441-6 et D. 441-5 du Code de commerce, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant de quarante (40) euros sera due à Delta Smart Pharma, de plein droit et sans notification préalable, par le Client en cas de retard de paiement. Une indemnité complémentaire pourra également lui être réclamée, sur justificatifs, lorsque les frais de recouvrement exposés (ex. frais d’huissiers de justice, frais de greffe engagés aux fins de recouvrement judiciaire, etc.) sont supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire de quarante (40) euros précitée. Aucun escompte ne sera dû pour paiement anticipé. Conformément à l’article 1583 du Code civil, il est rappelé que la propriété des matériels livrés par Delta Smart Pharma dans le cadre de l’installation des Services est transférée dès la signature du Procès-Verbal de Réception des Travaux.

4.3. En cas de suspension des Services sur demande du Client et ce, quelqu’en soit le motif, Delta Smart Pharma facturera les Services exécutés prorata temporis jusqu’à la date de cette demande.

Garanties – Limitation de responsabilité

5.1. Les matériels livrés neufs dans le cadre de l’installation des Services sont soumis à garantie des constructeurs aux conditions de garantie de ces derniers portées à la connaissance du Client au plus tard lors de la remise du devis ou lors de l’acceptation de la commande par Delta Smart Pharma. La mise en œuvre de la garantie est subordonnée au retour de la pièce défectueuse à Delta Smart Pharma aux frais du Client. Dans certains cas et sur demande du Client, les matériels pourront ne pas être retournés mais seront conservés sur place pour inspection par Delta Smart Pharma. Dans l’hypothèse où les matériels ne pourraient être inspectés par les représentants de Delta Smart Pharma, ils feront l’objet d’une facturation au Client.

5.2. Delta Smart Pharma garantit la conformité des Services par rapport à la commande passée et garantit que ses Services sont effectués dans les règles de l’art et selon les standards professionnels en vigueur. Pour tous les Services, sauf disposition contraire expresse, la garantie est limitée à une durée de douze (12) mois à compter de la date de réception des Services. La garantie de Delta Smart Pharma est expressément exclue dès lors que le matériel sur lequel elle est intervenue connaît une panne ou avarie du fait de l’usure normale des pièces ou d’une utilisation de pièces non-conforme à leur destination ou à leurs conditions d’utilisation. La réutilisation de matériel à la demande du Client dans le cadre des Services n’entraîne aucune garantie de la part de Delta Smart Pharma et se fait aux seuls risques du Client, la responsabilité de Delta Smart Pharma étant expressément exclue, sauf faute grave prouvée. De même, le Client devra informer Delta Smart Pharma de toute modification de son environnement ou de ses connexions susceptibles d’avoir une incidence sur les Services fournis par Delta Smart Pharma. Le Client devra informer Delta Smart Pharma des modifications envisagées préalablement à leur mise en œuvre. Delta Smart Pharma sera déchargée de toute responsabilité quant à l’installation et l’intégration des Services à défaut de respect de cette obligation. Si Delta Smart Pharma estime que la modification envisagée est de nature à gêner le bon fonctionnement des Services, il en informera par écrit le Client en lui indiquant les incidences que la modification envisagée pourrait avoir sur les Services installés. Si le Client décide de passer outre les recommandations de Delta Smart Pharma, ce dernier sera déchargé de toute responsabilité quant aux dysfonctionnements des Services trouvant leur source dans la modification opérée par le Client. Le Client s’engage par ailleurs à fournir des informations le concernant véritables et sincères et à informer Delta Smart Pharma de tout changement le concernant. Enfin, la responsabilité de Delta Smart Pharma ne pourra en aucun cas être recherchée au titre du contenu des données qui transitent par les Services. Plus généralement, en dehors de ce qui relève du contrôle de Delta Smart Pharma, ce dernier ne saurait être tenu responsable de toute intrusion de tiers dans le système du Client, ni des conséquences directes ou indirectes d’une telle intrusion, ni de toute faute, négligence, ou acte quelconque du Client ou de tiers (en ce compris notamment les pannes et/ou des dysfonctionnements des émetteurs TV et satellites attachés au site du Client).

5.3 Sauf s’il en est par ailleurs convenu, la responsabilité de Delta Smart Pharma ne porte que sur une obligation de moyens et est conditionnée par les informations et instructions reçues du Client.

5.4 En toute hypothèse, la responsabilité de Delta Smart Pharma est limitée aux seuls dommages directs. Les dommages indirects et immatériels tels que perte d’exploitation, perte de marge, préjudice d’image et autres sont expressément exclus de la responsabilité.

5.5. En cas d’inexécution par Delta Smart Pharma de l’une des obligations prévues au présent contrat n’ayant pas pour effet de décharger par avance Delta Smart Pharma du manquement à une obligation essentielle lui incombant, sa responsabilité sera expressément plafonnée, tous préjudices confondus et quelque soit le nombre de Commandes passées par le Client auprès de Delta Smart Pharma, à une somme forfaitaire plafonnée égale à 10% du montant H.T. de la commande objet du litige.

Sous-traitance

Delta Smart Pharma pourra, à son gré, sous-traiter tout ou partie des Services à un tiers sans l’accord écrit du Client, sauf à respecter les dispositions légales et réglementaires en vigueur en cas de recours à la sous-traitance. Le Client devra être informé dans les meilleurs délais de l’intervention d’un sous-traitant. L’intervention d’un éventuel sous-traitant ne pourra avoir pour effet de décharger Delta Smart Pharma de sa responsabilité à l’égard du Client.

Force majeure

Sont considérés comme cas de force majeure les événements présentant un caractère irrésistible et imprévisible, échappant au contrôle des parties, contre lesquels elles n’ont pu raisonnablement se prémunir, et dont elles n’auraient pu pallier les conséquences qu’en engageant des dépenses hors de proportion avec les espérances de retombées financières. Les parties conviennent que les cas de force majeure justifient la suspension des obligations des parties. En conséquence, aucune des deux parties ne pourra être tenue responsable de l’inexécution, des manquements ou des retards pris dans l’exécution de l’une quelconque de ses obligations qui seraient dus à la survenance d’un cas de force majeure. La force majeure suspend les obligations nées du contrat pendant toute la durée de son existence. Toutefois, si la force majeure devait perdurer plus de trois (3) mois il pourra être mis fin au contrat par l’une ou l’autre des parties, sans que cette résiliation puisse être considérée comme fautive. La résiliation, dans une telle hypothèse, devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception et prendra effet à la date de réception de ladite lettre.

Non sollicitation du personnel

Le Client reconnait que le personnel de Delta Smart Pharma représente un investissement significatif quant au recrutement et à la formation, et que la perte d’un tel personnel serait préjudiciable à ses affaires actuelles et futures ainsi qu’à ses bénéfices. En conséquence, le Client s’engage réciproquement, sauf accord spécifique, pendant la durée des présentes Conditions Générales et pendant une période de un (1) an à compter de leur expiration, même en cas de rupture anticipée, à ne pas directement ou indirectement : (i) recruter, embaucher, engager ou tenter de recruter, d’embaucher ou d’engager, de discuter d’emploi avec, ou bien d’utiliser les services de quelque manière que ce soit de toute personne qui aurait été un employé, agent ou consultant de Delta Smart Pharma à n’importe quel moment au cours de l’exécution du contrat ; ou (ii) inviter toute personne qui aurait été un employé, agent ou consultant de Delta Smart Pharma à n’importe quel moment au cours de l’exécution du contrat à mettre fin à ses relations avec Delta Smart Pharma ou avec toute société qui lui est liée, ou encore à présenter ladite personne à un employeur potentiel.

Propriété intellectuelle – Communication

Tous les plans, schémas, notes de calculs et autres documents élaborés par Delta Smart Pharma dans le cadre de l’installation des Services demeurent la propriété exclusive de cette dernière. La communication de ces éléments par Delta Smart Pharma au Client ne peut se faire que pour un usage strictement interne et ne peut en aucun cas donner lieu à une communication par le Client à des tiers, ni à une exploitation commerciale par le Client, sous quelque forme et pour quelque cause que ce soit. Par ailleurs, sauf écrit contraire, le Client autorise Delta Smart Pharma à faire mention de son nom à des fins de référencement commercial afin de promouvoir ses activités, à l’exclusion de tout autre usage.

Protection des Données personnelles

Pour toutes informations relatives à la protection des données personnelles, se référer à l’Annexe 1.

Litiges – juridiction compétente

Tous les litiges relatifs aux présentes Conditions Générales notamment quant à leur validité, leur interprétation, leur exécution, leurs effets et/ou leur cessation seront de la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Marseille, nonobstant pluralité de défendeurs ou connexité. Loi applicable : les présentes conditions générales de vente sont soumises à la loi française.

Annexe 1 : Protection des données personnelles de Delta Smart Pharma

Définitions préalables

Données personnelles : désignent toute donnée se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable», une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Responsable de traitement : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

Sous-traitant : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement.

Politique de protection des données personnelles des Clients de Delta Smart Pharma

Dans sa relation avec ses Clients, Delta Smart Pharma est en contact direct avec le représentant légal de la société ou à tout le moins avec toute personne physique habilitée à représenter la société. A cette occasion, Delta Smart Pharma est amené à collecter et traiter certaines données personnelles de ses Clients. Delta Smart Pharma s’engage en sa qualité de responsable de traitement à ce que la collecte et le traitement des Données à caractère personnel de ses Clients soit conforme au Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après dénommé le « RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après « Loi Informatique et Libertés »).

Qui collecte et traite les données personnelles des Clients ?

Les données personnelles sont collectées et traitées par la société Delta Smart Pharma au capital de 10 000 € immatriculée au RCS de Marseille sous le numéro 903 500 965, dont le siège social se situe 1 Avenue de Fuveau- 13013 MARSEILLE, qui a la qualité de responsable de ce traitement.

Quels types de données personnelles des Clients sont susceptibles d’être collectées ?

Delta Smart Pharma est donc susceptible de collecter et de traiter :

– Les données d’identification : nom, prénom et civilité des personnes habilitées à représenter les Clients,

– Les données de contact : numéro de téléphone du contact, adresse mail

Les données personnelles ou une catégorie de données personnelles ne seront traitées que si elles sont strictement nécessaires à la finalité poursuivie.

Quand sont-elles collectées ?

Les informations que les Clients fournissent sont collectées par Delta Smart Pharma notamment lorsque

Les Clients demandent un devis
Les Clients passent commande
Les Clients contactent le support client
Les Clients créent un compte de messagerie ou un compte Cloud
Les Clients créent un compte sur tout autre application proposée par Delta Smart Pharma

Pourquoi Delta Smart Pharma collecte ces données ?

Delta Smart Pharma ne traite les données personnelles de Clients que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, à savoir :

Dans le cadre de l’exécution des contrats qui le lient aux Clients : le traitement des données personnelles est nécessaire à l’émission de devis, l’exécution des contrats commerciaux, la livraison et l’installation des prestation commandées, la mise en place, la gestion et le suivi de l’abonnement et à la gestion de ses clients et prospects. Cette collecte est nécessaire pour la bonne exécution et le suivi du contrat ainsi que pour assurer une bonne relation contractuelle et commerciale.

Dans le cadre de l’intérêt légitime de Delta Smart Pharma : des traitements peuvent être réalisés pour un intérêt commercial, marketing qui est justifié et équilibré et qui ne porte pas atteinte à la vie privée des Clients, notamment la présentation de nouvelle offre.

A des fins de preuve et dans le cadre du respect de ses obligations légales.

La durée de conservation des données personnelles

Les données personnelles des Clients sont conservées pour la durée nécessaire à l’accomplissement de chacune des finalités mentionnées ci-dessus.

Si les Clients n’ont pas accepté le devis, les données personnelles ne seront conservées que trois (3) ans à compter de l’envoi du devis par Delta Smart Pharma.

Le cas échéant, elles sont conservées pendant toute la durée d’exécution du contrat liant Delta Smart Pharma aux Clients.

Ces données personnelles sont ensuite archivées avec un accès restreint pour une durée supplémentaire pour des raisons limitées et autorisées par la loi (paiement, garantie, litiges …). Passé ce délai, elles seront supprimées par Delta Smart Pharma.

Les destinataires des données personnelles

Les données personnelles collectées auprès des Clients sont destinées aux services internes de Delta Smart Pharma et à ses propres sous-traitants-prestataires techniques qui les traitent pour le compte de Delta Smart Pharma, selon les instructions de cette dernière, notamment dans le cadre de l’exécution du contrat signé avec les Clients ou encore dans le cadre de l’exécution des conditions financières et administratives du contrat.

Delta Smart Pharma veille à ce que ces prestataires présentent des garanties suffisantes permettant de répondre aux exigences législatives et règlementaires. Les données personnelles ne seront, en aucun cas, cédées à des tiers.

Les données personnelles traitées peuvent enfin être transmises aux autorités compétentes, à leur demande, dans le cadre de procédures judiciaires, dans le cadre de recherches judiciaires et de sollicitations d’information des autorités ou afin de se conformer à d’autres obligations légales.

La localisation territoriale des données personnelles

Les données personnelles ne seront pas transférées à des prestataires établis en dehors de l’Union Européenne. Si à l’avenir Delta Smart Pharma venait à transférer certaines de ces données à des sous-traitants hors Union Européenne, Delta Smart Pharma s’engage à en informer ces Clients et à s’assurer que ce prestataire réponde à des mesures de protection appropriées et adéquates.

Les droits des Clients et comment les exercer

Les Clients disposent d’un droit d’accès, de rectification, de limitation et de suppression, de portabilité des informations personnelles le concernant, ainsi que la possibilité de s’opposer au traitement de leurs données, qu’ils peuvent exercer à tout moment par le biais de cette adresse mail : dpo@dspharma.fr

Afin de permettre une réponse rapide, les Clients qui souhaitent exercer ces droits devront indiquer leur référence client, leurs nom & prénom, e-mail et adresse en précisant le moyen de contact auquel la réponse devra parvenir (e-mail, adresse postale).

Une réponse sera alors adressée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Cependant, ce délai sera susceptible d’être prolongé de deux (2) mois, compte tenu de la complexité de la demande ou du nombre de demandes. Dans cette hypothèse, Delta Smart Pharma s’engage à informer les Clients concernés du motif du report dans le délai d’un (1) mois suivant la réception de la demande.

Si ces échanges n’ont pas été satisfaisants, les Clients ont la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel en France.

La sécurité des données personnelles des Clients

Delta Smart Pharma s’engage à mettre en place les mesures de protection nécessaires pour préserver la confidentialité et la sécurité des données personnelles des Clients traitées et empêcher qu’elles ne soient altérées, endommagées, détruites ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Politique de protection des données personnelles de Delta Smart Pharma en sa qualité de sous-traitant

Dans le cadre de ses relations avec ses Clients, Delta Smart Pharma peut également être amené à traiter des données personnelles pour le compte de ceux-ci. Il est rappelé que le Client agit alors en qualité de Responsable de traitement des données personnelles. Delta Smart Pharma quant à elle, agit en qualité de sous-traitant, pour le compte et sur les seules instructions des Clients.

Les données personnelles concernées

Les informations des Clients que Delta Smart Pharma héberge ou auxquelles elle pourrait, dans ce cadre, avoir accès, peuvent contenir des données personnelles, ce que Delta Smart Pharma reconnaît et accepte.

Les données personnelles traitées par Delta Smart Pharma pour le compte des Clients resteront la propriété exclusive de ces derniers.

Les Clients déterminent sous leur responsabilité l’objet et les finalités des traitements confiés à Delta Smart Pharma, la nature des opérations réalisées sur les données personnelles, la catégorie des données personnelles traitées, les catégories de personne concernées et la durée des traitements.

Les obligations du sous-traitant

En sa qualité de sous-traitant, Delta Smart Pharma s’engage à :

ne traiter les données personnelles que dans le cadre strict et nécessaire des finalités décrites et selon les instructions documentées des Clients, à moins que Delta Smart Pharma ne soit tenue d’y procéder en vertu de la réglementation relative à la protection des données, du droit de l’Union européenne ou du droit applicable. Dans ce cas, Delta Smart Pharma informera les Clients de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si la réglementation applicable interdit une telle information pour les motifs important d’intérêt public ;
veiller à ce que les personnes autorisées (salariés et sous-traitants de Delta Smart Pharma) à traiter les données personnelles pour le compte des Clients, s’engagent à respecter la confidentialité desdites données ;
prendre toutes précautions utiles afin de préserver la confidentialité et la sécurité des données personnelles et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés et plus généralement à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés, ainsi que contre toute forme de traitement illicite, étant précisé que ces mesures doivent assurer, compte tenu de l’état de l’art et des coûts liés à leur mise en œuvre, un niveau de sécurité approprié au regard des risques présentés par les traitements et la nature des données à protéger ;
coopérer avec les Clients en vue du respect par ceux-ci de leurs propres obligations en matière de sécurité et de confidentialité des données ;
assister et coopérer, le cas échéant, avec les Clients en vue de la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données par ceux-ci et en cas de consultation préalable de l’autorité de protection des données par les Clients ;
coopérer selon les instructions des Clients en cas de réquisition, injonction, mise en demeure, de la CNIL ou de toute autre autorité compétente ou assister les Clients dans la préparation des réponses à apporter à ces autorités. De plus, Delta Smart Pharma s’engage à assister les Clients dans l’hypothèse où ceux-ci se verraient obligés de démontrer qu’ils respectent la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment par la mise à disposition de toutes informations nécessaires ;
tenir un registre, dans le cas où les conditions de tenue d’un tel registre seraient remplies conformément à l’article 30(5) du Règlement, et à le mettre à disposition des Clients sur demande ;
ne pas concéder, louer, céder ou autrement communiquer à une autre personne, tout ou partie des données personnelles, même à titre gratuit ;
ne prendre aucune copie des données personnelles à l’exception de celles nécessaires pour les besoins de l’exécution du Contrat ;
informer immédiatement par écrit les Clients de toute modification ou changement les concernant pouvant avoir un impact sur le traitement des données personnelles qu’il effectue ou que les Clients effectuent ;
Dans l’hypothèse où les Clients souhaiteraient réaliser un audit, dans la limite d’un par an après avoir averti Delta Smart Pharma sept (7) jours avant de telles vérifications, Delta Smart Pharma s’engage à mettre à sa disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations en vertu du présent article et de la Législation relative à la protection des données. Dans le cadre de ses vérifications, Delta Smart Pharma informera les Clients immédiatement si selon lui une instruction constitue une violation de la Législation relative à la protection des données ou d’autres dispositions de la réglementation applicable.
le cas échéant, à communiquer aux Clients le nom et coordonnées de son délégué à la protection des données, conformément à l’article 37 du Règlement ;
ne pas transférer les données personnelles hors du territoire de l’Union européenne, sans avoir informé préalablement les Clients. Dans l’hypothèse où Delta Smart Pharma ou ses sous-traitants ultérieurs auraient recours à des traitements situés dans un pays hors de l’Union européenne, ceux-ci s’engagent à ce que les transferts réalisés présentent des garanties appropriées conformément à la Législation relative à la protection des données, notamment par la conclusion de clauses contractuelles types, d’une décision d’adéquation ou de toutes autres garanties ;
mettre en œuvre et maintenir une procédure de signalement des violations de données personnelles ou incidents conduisant à alerter les Clients dans les meilleurs délais ;
Si Delta Smart Pharma a des raisons de croire ou a acquis la conviction de l’existence d’une faille de sécurité, d’une perte, d’un accès non autorisé ou d’une altération des données personnelles, Delta Smart Pharma s’engage à :
- notifier l’existence de cet incident dans les plus brefs délais aux Clients après en avoir pris connaissance,
- s’abstenir de communiquer sur cet incident,
- assister les Clients dans la mise en place des actions destinées à mettre fin à cet incident, à réparer les dommages que cet incident est susceptible d’avoir occasionnés.

Les obligations des Clients

Les Clients agissent en qualité de responsable de traitement de données personnelles

Ils s’engagent ainsi à :

fournir à Delta Smart Pharma toutes les données personnelles nécessaires à la réalisation de ses obligations en vertu du RGPD ;
documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données personnelles par Delta Smart Pharma;
veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD de la part de Delta Smart Pharma;
répondre dans un délai de quinze (15) jours à toute demande de Delta Smart Pharma relative au traitement des données personnelles dans le cadre des contrats qui les lient ;
respecter les obligations qui leur incombent en sa qualité de responsable du traitement conformément aux dispositions du RGPD.

La sous-traitance

Delta Smart Pharma peut, dans le cadre des missions confiées par ses Clients, faire appel à un autre sous-traitant pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, Delta Smart Pharma informera préalablement les Clients par écrit de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants.

Cette information indiquera clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance.

Les Clients disposeront d’un délai minimum de sept (7) jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si les Clients n’ont pas émis d’objection pendant le délai convenu.

En cas de sous-traitance, Delta Smart Pharma s’engage à signer un contrat écrit avec chaque sous-traitant imposant à ce dernier le respect du RGPD et de l’ensemble des obligations de la présente annexe, étant précisé qu’en cas de non-respect par un sous-traitant de ses obligations en matière de protection des données personnelles, Delta Smart Pharma demeurera responsable à l’égard des Clients.

Le sort des données personnelles traitées pour le compte des Clients au terme du Contrat

Au terme du Contrat ou en cas de résiliation de ce dernier pour tout motif, Delta Smart Pharma s’engage, au choix des Clients, soit à retourner l’ensemble des données personnelles traitées pour leur compte ainsi que leurs copies dans un format standard, soit à détruire les données personnelles et certifier aux Clients que la destruction a bien été réalisée, sous réserve des obligations légales et règlementaires qui s’imposent à Delta Smart Pharma.